8 claves para no morir en el intento en la gestión de un proyecto

Cuando hablamos de gestionar un proyecto, ¿Qué es lo primero que piensas? Si no estás seguro del significado, comencemos primero por definir qué es un proyecto.

Un proyecto es la búsqueda de una solución a una problemática, es decir, un esfuerzo temporal para lograr solucionar el problema. Y los proyectos constan de diferentes fases:

Inicio

Planificación

Ejecución

Seguimiento y control

Cierre

Pero antes de ejecutar el proyecto, es necesario definir los roles dentro un proyecto: Project leader, Sponsor y Stakeholders.

Project Leader: Conocido también como líder de proyecto es el que planificará, coordinará y gestionará todas las actividades, recursos y demás elementos para la implementación del proyecto.

Sponsor: Se trata de una persona o grupo de personas que defiende el proyecto al más alto nivel de la empresa, por lo que debe tener la influencia para comunicarse de manera efectiva con el CEO o las partes interesadas y facilitar los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto, es decir, es aquella persona que se volverá el patrocinador del proyecto.

Stakeholder: Los stakeholders se refieren a los involucrados o afectados por el proyecto, independientemente del nivel que tengan en la organización.

Luego de conocer los roles, seguro te preguntarás, ¿cómo gestionar y/o ejecutar un proyecto sin morir en el intento? Aquí te decimos 8 claves.

1. Realiza un Business Case

Si quieres tener un proyecto exitoso debes realizar varias actividades, el Business Case es una de ellas. Este documento será de mucha ayuda para el líder del proyecto, pues sirve para justificar el proyecto y analizar la rentabilidad y los riesgos del mismo. Con base en lo anterior, se toma la decisión de avanzar o no y por qué camino.

2. Define tus objetivos SMART

Otra actividad importante para la implementación de proyectos es definir los objetivos, los cuales deben ser SMART:

S: Específico: ¿Es claro y conciso? Evita generalidades y banalidades

M: Medible: ¿Se puede cuantificar para luego evaluar si se logró?

A: Alcanzable: ¿Es posible realizarlo? o ¿Es un sueño guajiro?

R: Relevante: ¿Está alineado con la estrategia? ¿Genera valor e impacto?

T: Tiempo: ¿Tiene una fecha límite definida y acordada para su revisión?

3. Contempla la triple restricción

Todos los proyectos tienen múltiples restricciones, pero son tres las más importantes, ya que son un común denominador en los proyectos: Costo, tiempo y alcance. Juntas conforman lo que se denomina la triple restricción y esta debe estar presente durante la gestión de un proyecto.

Costo: Presupuesto necesario para alcanzar los objetivos del proyecto, este debe considerar:

Salarios

Herramientas y equipo

Instalaciones

Viáticos

Proveedores

Licenciamiento

Tiempo: Establece el tiempo máximo para completar el proyecto.

Alcance: Establece lo que se debe concluir para producir el resultado esperado del proyecto. Incluye el trabajo que se tiene que realizar y los entregables a desarrollar. Entre las cosas que se definen dentro del alcance está la calidad del resultado.

4. Considera la ruta crítica

Esta técnica fue desarrollada a finales de los 50's y da información valiosa para planificar proyectos, recursos y programar actividades. Al final, el Project Leader puede estimar la duración total del proyecto con esta técnica.

Te permite identificar:

Cantidad de actividades

Duración de actividades

Dependencias

Riesgos

Ruta más larga del proyecto

Flexibilidad de actividades vs actividades críticas

Usar el método de la ruta crítica te ayudará a generar cronogramas más realistas, identificar las actividades críticas que no tienen holgura con el objetivo de que el Project Leader gestione su ejecución en tiempo y forma, además al priorizar actividades, esta técnica ayuda a gestionar mejor los recursos, visualizar las dependencias e identificar qué actividades se pueden realizar de forma simultánea y cuáles no.

5. Haz un cronograma

El cronograma es el documento que determina los tiempos de ejecución de cada una de las actividades y sus responsables.

Permite tener una visión completa del proyecto, así como de responsables y fechas límite, ya que funciona como representación de tu plan de ejecución y como una herramienta de comunicación que ayuda a la gestión.

6. Define la comunicación

Es muy importante definir la comunicación con los stakeholders de cualquier categoría ya que de esto dependerá el éxito del proyecto.

Los pasos para realizarlo son:

Define la categoría de tus stakeholders (poder vs interés)

Define el contenido de la comunicación con base en los objetivos

Define los canales de comunicación que usarás

Define la frecuencia y entregables para cada uno

Recuerda que la comunicación siempre debe contener información acerca de los indicadores del proyecto.

7. Haz un seguimiento y control

Esta fase es una de las más importantes, ya que “lo que no se mide no se puede mejorar”, por lo tanto, necesitas asegurarte de que el Project Leader se cerciore de la correcta ejecución de actividades e hitos importantes en tiempo y forma, así como de dar seguimiento al avance y desviaciones.

Una de las herramientas que puedes usar para el control del proyecto es Earned Value o Valor Ganado, esta sirve para medir el rendimiento de un proyecto comparando el planificado vs el real.

Para calcular Earned value debes obtener el porcentaje de actividades completadas y multiplicarlo por el presupuesto inicial.

Con esto obtienes un pronóstico a futuro que ayude a los Project Leaders a mitigar riesgos y a establecer indicadores de rendimiento.

Todo esto se debe hacer en las juntas de seguimiento, en estas reuniones se revisarán los puntos relevantes relacionados con el progreso del proyecto, se establecerán acuerdos con los involucrados y, en caso de ser necesario, el Project Leader gestionará los riesgos para mitigarlos.

Durante estas reuniones, se revisará el cronograma, minutas y se dará seguimiento a los acuerdos en reuniones previas.

8. No olvides el cierre y las lecciones aprendidas

Cuando el proyecto ha concluido, lo ideal es que se terminen las actividades en tiempo y los objetivos se logren. Después, es tiempo de presentar resultados y dar un vistazo a las lecciones aprendidas.

Dentro de la presentación de cierre debes incluir:

Planteamiento del proyecto

Objetivos

Resultados (incluir presupuesto y desviaciones)

Lecciones aprendidas

Definitivamente, querrás aplicar la metodología de Project Management para que tu proyecto sea exitoso. Si no sabes por dónde empezar, te invito a inscribirte al curso gratis de Project Management que ofrece GreenHouse.

Por Leslie Dirzo

Foto: Cortesía.